Aqua Barn – Boka simskola

Företagsfakta

Lanserades:	2020-12-03
Projektansvarig:	Jesper Stråhle
Bransch:	Sport- & fritidsutbildning
Webbplats	aquabarn.se

Hur Aqua Barn använder Hapio för att effektivisera sina tjänster

För att ett bokningssystem ska kunna hantera 11 olika anläggningar, 15 000 kunder i en databas samt flertalet olika utbildare krävs ett system med många olika funktionaliteter som underlättar hanteringen av kursbokningar.

Aqua Barn har de senaste 15 åren drivit simskola i Göteborg och arbetar oavbrutet med att bygga upp barnens kunskap och utveckling i takt med att barnen också blir äldre och får mer erfarenhet. Med en grundidé om att lärandet skall vara på barnets villkor, har också bokningssystemet anpassats med fokus på funktioner som underlättar barnens lärande. Systemet hanterar nämligen inte bara bokningar, utan håller även koll på exempelvis speciella behov och återanmälningar.

Bokningssystem med barnen i fokus

För att Aqua Barn ska kunna följa barnens utveckling och mognad framåt har bokningssystemet anpassats till att företaget tydligt ska kunna finna viktig information gällande respektive deltagare. Här kan uppgifter som elevens kunskapsnivå samt kursmål finnas, men också information om eleven behöver särskild hänsyn, såsom att barnet har några speciella behov eller rädslor. Bokningssystemet känner även till barnens aktuella ålder, både vad gäller ålder vid bokning och beräknad ålder vid kursstart. Denna åldersbegränsning är till för att hindra bokningar utanför kursens åldersintervall. 

Två stora utmaningar

Tidigare har Aqua Barn haft problem med att boka in återsim för elever som antingen missat en lektion eller där en lektion blivit inställd. I det tidigare bokningssystemet fick Auqa Barn manuellt lägga till kurser för återsim med enbart en lektion. Här fanns inte heller någon begränsning på hur många som kunde boka in sig på ett återsim, vilket gjorde att samma kund hade möjligheten att boka in sig på flera olika återsim samtidigt, i hopp om att få plats på någon av dem. I det nya bokningssystemet är alla dessa problem borta. Nu kan kunden enbart boka in en deltagare på ett återsim åt gången, vilket också gör att en kund med flera missade lektioner inte heller kan boka några fler återsim förrän det bokade återsimmet har passerat. Det går inte heller att boka in en deltagare på ett återsim som inte har några platser kvar. Vid missad lektion får kunden en notis som upplyser om möjligheten att boka in deltagaren på ett återsim. I notisen finns en länk som leder till en sida där kunden väljer datum, anläggning och tid som passar. 

Aqua Barn har även haft problem med elever som inte återkommer för att gå ytterligare kurser. Eftersom företaget gärna ser att deras befintliga kunder är återkommande, har problemet lösts genom att i slutet av en kurs informeras kunden om att det är dags att logga in och återanmäla sina deltagare till kurser som går nästa kursomgång. Bokningssystemet ger även insikt i om kunden regelbundet återkommer till ytterligare kurser. Aqua Barn kan då skicka ut massutskick med information till specifika målgrupper, antingen via SMS eller e-post. Aqua Barn kan även snabbt och enkelt informera specifika grupper om exempelvis en kurs skulle ställas in. 

Automatisk kurshantering

För kurser inom babysim flyttas deltagare automatiskt upp till nästa nivå när slutet av kursen närmar sig. När kunden sedan skall återanmäla deltagaren till nästa kursomgång presenteras endast kurser som matchar deltagarens nya nivå. När en deltagare däremot går en kurs inom barnsim, så är det upp till instruktören att bedöma och flytta upp deltagaren till nästa nivå. En elev kan alltså gå kurser på samma nivå flera gånger, innan de är redo att gå upp till nästa nivå. I samband med att en kund bokar upp sig till ett kommande kurstillfälle skapas också en faktura i Fortnox, fakturan skickas sedan ut till kunden. Bokningssystemet håller sedan koll på de kunder som ännu inte har betalat sin kursbokning. 

Fortsättningsvis kommer vi på Hapio att drifta, uppdatera och vidareutveckla bokningssystemet i ett fortsatt nära samarbete med Aqua Barn!